교회는 법적 기관이기에 각종 서류를 일정기간 보관해야 합니다. 특별히 세금 관계 서류는 3년을 보관해야 합니다. IRS가 감사할 때에 고의적으로 세금 서류를 조작했다고 판단하면 과거 6년에서 최고 무기한 서류 제출을 요구할 수 있습니다.
아래 내용은 미남침례교단의 플로리다 주총회 홈피에 올라온 내용입니다.
해당 법률 및 관리 고려 사항을 기반으로 기록 보존 정책을 만듭니다.
기록 보존 정책을 개발할 때 고려해야 할 주요 요소:
기록의 분류, 저장, 보관 기간 및 기록 폐기 방법을 명확히하는 기록 보관 전략을 수립합니다. 교회 협의회는 기록 보존 정책을 검토하고 승인해야합니다.
당신의 기록 보존 정책은 현지 변호사, CPA 및 보험 대리인이 검토해야합니다.
법적 요구 사항 : 연방, 주 또는 지역 법률이 특정 문서의 보존을 규율 할 수 있습니다.
보험 정책:
어떤 경우에는 교회에 대한 고소가 수년 동안 거슬러 올라갈 수 있습니다. 이러한 경우에는 사고 당시에 대한 보험 정책을 작성해야합니다.
기록 폐기:
일부 조직은 "기록 파괴 저널"을 유지합니다.
기록 보관 기간이 만료되면 기록이 파기되기 전에 일지에 기록됩니다.
IRS 조사를 포함하여 현재 법적 또는 계류중인 법적 사건과 관련된 기록을 파기하지 마십시오. 종이 분쇄기를 사서 기밀 기록을 처리하십시오.
전신 저장:
종이 사본이 아닌 전자적으로 기록을 스캔하고 저장합니다. 이렇게 하면 필요한 저장 공간이 줄어들고 검색이 더 쉬워집니다.
전자 저장 정책을 구현하기 전에 변호사와 상의하여 기록이 필요한 법적 표준을 준수하는지 확인하십시오.
교회 기록을 보관해야 하는 이유는 다음과 같습니다.
법적 요구 사항
향후 소송에서의 잠재적 관련성
조직의 요구
역사적 중요성
교회 기록 보존 : 1-3 년 보관
다음 제안 된 보존 기간 (1-3 년)은 법적 요구 사항과 실제 고려 사항을 기반으로 합니다.
일년 보관 기록
회의 기록
물품 장부
요청서
3 년 보관 기록
은행 기록
현금 영수증 기록
일반 서신
내부 감사 보고서
내부 메모 및 보고서
헌금 봉투/기록
직원 저축 채권 등록 기록
유틸리티가 만료 될 때까지
브로셔
홍보 자료
메일링 리스트
보증 문서
교회 기록 보존: 7-10 년 동안 보관
다음 제안 된 보존 기간 (7-10 년)은 법적 요구 사항과 실제 고려 사항을 기반으로 합니다.
7 년 보관 기록
1096 및 1099 양식
941 및 944 양식
미지급금 원장 및 일정
계약 및 임대 (만료 된 것)
감가 상각 일정
전신 지불 기록
직원 복리 후생 계획 기록
고용세 (employment taxes)
전 직원 파일 (심사 양식을 영구적으로 보관)
비용 기록
FICA
총계정 원장
주택 보조비 양식
재고 기록
대출 지급 일정
지도 (역사적으로 중요한 경우 영구적으로 유지)
받을 어음 원장 및 일정
옵션 레코드 (만료 됨)
사택 수당 양식
연금 수령자 지급 기록
급여 기록
소액 현금 영수증
부동산 감정서
구매 주문서
급여 감면 계약 (Salary reduction agreements,직원)
$5,000 이상 가는 기증된 부동산 판매 기록
판매 기록
폐기 및 회수 기록 (재고, 판매 등)
주식 및 채권 기록
보조 원장
세금 환급 및 기타 IRS 문서
직원 근무 기록 (time books)
공급 업체 및 직원에 대한 대금 지급 증표
W-2 및 W-3 양식
유언장, 유산
10 년 보관 기록
연간 크레딧 카드 기부 명세서
반환된 수표 (canceled checks)-일반 수표
수표 기록 (check stubs)
예금 전표 (deposit slips)
I-9 양식
고객 및 공급 업체에 대한 청구서
영수증
W-4 양식
일부 기록은 제안 된 것보다 오래 보관할 수 있습니다.
교회 기록 보관 : 영구 보관
다음 제안 된 보존 기간 (영구적)은 법적 요구 사항 및 실제 고려 사항을 기반으로 합니다.
사고 보고 기록 및 클레임
연간 예산
연간 보고서
감사 보고서
은행 계좌 내역서
침례 기록
이사회 회의록
부칙 / 헌장
중요 항목을 구입한 수표 기록
자본금 및 채권 기록
묘지 기록
계정 목록
교회 주보 (특별 행사/주일 주보)
헌법
계약 및 임대 (현재)
건설 기록
법적 성격 및 기타 중요한 사항의 대응
증서, 모기지 및 판매 어음
직원의 인사 파일 (지원서, 인터뷰 양식 / 노트, 참조, 배경 조사)
고용주 식별 번호 (연방 및 주)
재정 및 직원 혜택 정책
재무 검토
재무 제표 (연말, 기타 선택 사항)
고정 자산 구매
장례 기록
총계정 원장 장부
정부 서신
핸드북
법인 설립 기록
상속 된 재산 평가
보험 기록, 청구 및 정책
저널
결혼 기록
의사록
모기지
비영리 지위 결정 서신 501(c)(3)
특허
사진
재산 기록
은퇴 연금 문서 403(b)
상표 등록