I-9 양식을 아시나요?

최종 수정일: 2021년 11월 20일



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I-9 양식은 1986년 The Immigration Reform and Control Act of 1986 법령에 따라서 고용주가 고용인을 채용할 때에 작성하게 하는 양식입니다. 이 양식은 새로 고용되는 사람이 미국에서 일할 자격이 있는지를 확인합니다. 2013년에 한 페이지였던 양식이 두 페이지로 개정되었습니다.


대부분의 교회나 목회자는 이런 양식이 있는 줄도 모르실 것이지만, 정부가 이 양식을 요구할 경우에 제시하지 못하면, 벌금이 위반 건당 $573에서 $20,130까지 이를 수 있고, 기술적인 위반은 건당 $230에서 $2,292까지 이를 수도 있으니, 지금이라도 구비해 놓으시기를 바랍니다.


아래는 What is an I-9 form? Requirements and Step by Step Guide | QuickBooks (intuit.com) 에 올라 온 글을 번역했습니다.


I-9 양식이라고도 하는 고용 자격 확인 양식은 미국 정부가 모든 직원에게 요구하는 양식입니다. I-9 정보와 이에 필요한 지원 문서는 다음 두 가지를 증명합니다.


1. 직원이 자신은 누구인지를 말한다

2. 직원은 미국에서 일할 수 있도록 인정받은 사람이다.


I-9에는 3개의 섹션이 있습니다. 하나는 직원용이고 다른 하나는 고용주용입니다.각 신입 사원은 첫날이 끝날 때까지 첫 번째 섹션을 작성하고 서명해야 합니다. 고용주는 각 신입 사원의 3일째 근무일까지 두 번째 섹션을 작성하고 서명해야 합니다.


I-9 양식의 목적은 무엇입니까?


I-9는 두 가지 주요 목적을 수행합니다. 각 직원의 신원과 미국에서 일할 수 있는 자격을 확인합니다. 미국 법에 따라 고용주는 각 직원에 대해 I-9를 작성해야 합니다. 이는 미국 시민권자와 비시민권자 모두에게 해당됩니다.


누가 I-9 양식을 필요로 합니까?


직원이 있는 경우 각 직원에 대해 I-9를 작성하여 보관해야 합니다. 당신이 유일한 직원이더라도 I-9를 작성해야 합니다. 독립 계약자의 경우 I-9를 작성할 필요가 없습니다. 당신에게 신입 사원의 I-9를 작성하는 데 필요한 정보나 문서가 없을 수 있습니다. 그러나 I-9 요구 사항을 피하기 위해 해당 직원을 독립 계약자로 재분류하지 않아야 합니다. 그렇게 하면 엄격한 처벌이 따릅니다. 정부는 당신이 미국에서 사업을 하는 것을 금할 수도 있습니다.


I-9 양식을 섹션별로 작성하는 방법


I-9 양식은 간단하며 3개의 섹션으로 구성되어 있습니다. 직원은 섹션 1을 작성하고 고용주는 섹션 2를 작성합니다. 고용주는 특정 상황에서만 섹션 3을 사용합니다.


섹션 1: 직원 섹션


섹션 1은 직원 정보 및 증명을 위한 것입니다. 섹션 1에서 직원은 다음을 포함하여 자신의 신원에 대한 기본 정보를 제공합니다.


  • 이름

  • 주소

  • 생일

  • 사회 보장 번호

  • 이메일 주소(선택사항)

  • 전화번호(선택사항)

  • 시민권 상태

시민권 상태는 I-9의 섹션 1에서 가장 많은 혼란을 야기합니다. 이 양식은 직원들에게 4가지 시민권 옵션 중 하나를 선택하도록 요청합니다. 그들은 위증 시 처벌을 받는다는 서약 아래서 자신이 아래 중 하나의 신분임을 증언해야 합니다.

  1. 미국 시민

  2. 미국의 비시민권자

  3. 합법적인 영주권자

  4. 취업이 허가된 외국인


미국의 비시민권자에는 아메리칸 사모아에서 태어난 직원, 태평양 제도 신탁통치령의 일부 이전 시민, 해외에서 태어난 비시민권자의 자녀가 포함됩니다.


합법적인 영주권자는 미국에 영구적으로 합법적으로 거주하는 비시민권자입니다. 합법적인 영주권자는 일반적으로 자신의 신분을 증명하는 비자를 소지하고 있습니다. 망명자와 난민은 I-9의 목적상 합법적인 영주권자로 간주되지 않습니다. 합법적인 영주권자는 7-9자리 외국인 등록 번호 또는 USCIS 번호를 포함해야 합니다.


일할 수 있는 외국인은 처음 세 가지 범주에 해당하지 않지만 미국에서 일할 수 있는 자격이 있습니다. 이 옵션을 선택한 사람들은 고용 허가가 만료될 때 제공된 공간에 표시해야 합니다. 직원의 고용 허가 문서에 만료 날짜가 포함되지 않은 경우 해당 직원은 해당 공간에 "N/A"를 입력해야 합니다.


망명자, 난민, 임시 보호 지위를 가진 사람들 및 기타 고유한 상황이 이 범주에 속합니다. 취업 허가를 받은 외국인은 선택을 뒷받침하는 세 가지 문서 번호 중 하나를 포함해야 합니다.


  • 외국인 등록 번호/USCIS 번호

  • 양식 I-94 입학 번호

  • 발급 국가를 포함한 외국 여권 번호

직원이 섹션 1을 완료하면 I-9에 서명하고 날짜를 기입할 수 있습니다. 신입 사원이 근무 첫날이 끝날 때까지 이 섹션을 완료해야 합니다. I-9는 영어와 스페인어로 제공됩니다. 필요한 경우 번역가, 가족 또는 친구가 섹션 1을 준비하는 데 도움을 줄 수 있습니다.


섹션 2 – 고용주 검토


섹션 2는 고용주 검토 및 확인을 위한 것입니다. 고용주는 직원이 근무를 시작한 후 3영업일까지 섹션 2를 완료해야 합니다. 섹션 2는 세 개의 하위 섹션을 포함합니다. 첫 번째 하위 섹션에서 고용주는 섹션 1에서 직원의 이름과 시민권 또는 이민 신분을 복사합니다.


I-9 양식 문서 요구 사항


두 번째 하위 섹션에서 고용주는 신원 증명 및 근로 허가를 제공하는 직원 문서를 검토합니다. 하위 섹션에는 목록 A, 목록 B 및 목록 C가 포함됩니다. 직원은 목록 A의 문서 또는 목록 B와 목록 C의 문서 중 하나를 제공해야 합니다.


목록 A에서 허용되는 문서는 다음과 같습니다.


  • 미국 여권 또는 미국 여권 카드

  • 영주권 카드 또는 외국인 등록 영수증 카드(I-551 양식 또는 영주권)

  • 영주권을 증명할 수 있는 외국 여권

  • 사진이 포함된 고용 허가 문서(I-766 양식)

  • 특정 고용주를 위해 승인된 비이민자를 위한 외국 여권 및 I-94 양식 또는 만료되지 않은 I-94A

  • I-94 또는 I-94A가 있는 미크로네시아 연방 여권

  • I-94 또는 I-94A가 있는 마샬군도 공화국 여권

목록 B 문서는 직원의 신원을 확인합니다. 목록 B에서 허용되는 문서는 다음과 같습니다.


  • 사진 및 식별 정보(예: 이름, 생년월일, 성별, 키, 눈 색깔, 주소)가 포함된 운전 면허증 또는 신분증

  • 사진이 있는 학교 ID

  • 유권자 등록 카드

  • 미군 카드 또는 초안 기록

  • 군인 피부양자의 신분증

  • 미국 해안 경비대 Merchant Mariner 카드

  • 아메리카 원주민 부족 문서

  • 캐나다 정부 기관에서 발급한 운전 면허증


목록 B에서 위의 문서를 제출할 수 없는 18세 미만의 직원은 다음을 제공할 수 있습니다.


  • 성적표 또는 학교 기록

  • 진료소, 의사 또는 병원 기록

  • 탁아소 또는 보육원 기록


목록 C 문서는 직원이 미국에서 일할 수 있는 권한을 부여합니다. 목록 C에서 허용되는 문서는 다음과 같습니다.


  • 고용 허가를 제한하는 보증이 없는 사회 보장 카드

  • 미국 국무부 해외 출생 증명서(양식 FS-545)

  • 미국 국무부 출생 보고서(양식 DS-1350)

  • 주, 카운티, 지방 자치 단체 또는 미국 영토의 공식 인감이 있는 출생 증명서

  • 아메리카 원주민 부족 문서

  • 미국 시민 ID 카드(양식 I-197)

  • 거주 시민 ID(I-179 양식)

  • 미국 국토안보부에서 발행한 고용 허가서

고용주는 목록 A, B 또는 C에 대한 문서의 사본을 수락할 수 없습니다. 원본 사본만 섹션 2 규칙을 준수합니다.


섹션 2의 처음 두 하위 섹션을 완료하면 귀사의 공인 담당자가 인증 하위 섹션을 완료해야 합니다. 대리인은 인증 하위 섹션에 이름, 직위, 서명 및 비즈니스 연락처 정보를 제공해야 합니다. 대리인은 또한 제공된 문서를 검토하고 "진정하고 지명된 직원과 관련된 것"인지 확인해야 합니다. 마지막으로 대리인은 직원이 아는 한 미국에서 일할 수 있는 권한이 있는지 확인해야 합니다.


인증 하위 섹션은 약간 어려울 수 있습니다. 그러나 이 섹션을 준수하기 위해 이민법 전문가 또는 변호사가 될 ​​필요는 없습니다. 이 섹션을 완료하고 제공된 문서를 정직하게 검토하기 위해 성실하게 노력하면 인증 요구 사항을 충족하는 것입니다.


섹션 3 – 재검증 및 재고용


섹션 3은 재검증 및 재고용을 위한 것입니다. 대부분의 신규 고용에 대해서는 이 섹션을 작성할 필요가 없습니다. 다음 상황에서 섹션 3을 작성할 수 있습니다.


  • 근로자의 고용허가가 만료된 때.

  • 원래 고용 허가 문서가 만료된 해고된 직원을 다시 고용하는 경우.

  • 직원의 이름이 변경된 경우.


섹션 3 문서를 검토할 때 섹션 2를 검토할 때 사용한 것과 동일한 선의의 기준으로 문서를 평가해야 합니다.


I-9 위반


이 시점에서 I-9를 완료하는 데 필요한 것이 있지만 주의해야 합니다. 제대로 작성하지 않거나 모두 무시하면 연방 정부로부터 가혹한 처벌을 받을 수 있습니다.


일반적으로 정부는 I-9 감사를 통해 I-9 문제를 발견합니다. 미국 이민세관단속국(ICE)은 일반적인 책임 중 하나로 I-9 감사를 수행합니다. ICE는 회사의 I-9를 검사하도록 안내하는 팁을 받을 수 있습니다. 그러나 더 자주 ICE는 위반 사항을 발견할 것이라고 믿을 이유 없이 I-9 감사를 실시합니다.


불행히도 ICE는 크고 작은 I-9 위반에 대해 벌칙을 내릴 수 있는 광범위한 권한을 가지고 있습니다. ICE는 I-9 위반에 대해 형사 및 민사 처벌을 내릴 수 있습니다. 일반적으로 이러한 처벌은 지식(의도적) 위반과 기술(작성오류) 위반이라는 두 가지 범주로 나뉩니다.


위반 사실을 알고 있다(지식위반)는 것은 고용주가 미국에서 일할 권한이 없는 개인을 고용한다는 사실을 명시적으로 이해하고 있음을 의미합니다. 기술 위반은 I-9 양식을 잘못 작성하기 위한 것입니다. ICE는 의도적인 위반은 훨씬 더 가혹한 처벌을 내리지만 ICE가 I-9 절차에서 일관된 오류를 발견하면 기술적 위반이 추가됩니다.


벌금은 위반 건당 $573에서 $20,130까지 다양합니다. 기술적인 위반은 위반당 $230에서 $2,292 사이입니다.


"위반당"은 이러한 벌칙의 핵심 문구입니다. 그것이 알고 있는 위반이든 기술적인 위반이든, 벌칙은 서로 중첩됩니다. 회사가 성장하고 I-9 오류를 수정하지 않은 경우 벌금이 증가할 수 있습니다. 이러한 처벌은 높을 수 있지만 몇 가지 모범 사례를 따르면 I-9 준수와 관련하여 올바른 방향으로 나아갈 수 있습니다.


I-9 모범 사례


몇 가지 기본적인 I-9 모범 사례를 따르면 ICE가 당신의 사업을 감사하는 경우 당신을 보호하는 데 도움이 될 수 있습니다. I-9 정책을 따르고 있음을 보여주기만 하면 의도하지 않은 실수를 한 경우 전반적인 처벌을 줄일 수 있습니다.


I-9 모범 사례에는 다음이 포함됩니다.


모든 I-9 양식을 보관 및 제출하고 각 직원에 대한 모든 직원 문서의 사본을 만듭니다. I-9 및 문서 사본을 직원 고용일로부터 최소 3년 또는 직원 해고일로부터 1년 동안 보관합니다. ICE 감사 시 쉽게 액세스할 수 있도록 I-9 및 I-9 문서를 인사 파일과 분리하여 보관합니다. 72시간의 ICE 요청으로 모든 I-9 및 I-9 문서를 생성할 준비가 되어 있습니다. 매년 내부 I-9 감사를 실시하여 만료되어 업데이트가 필요하거나 파기해야 하는 I-9 문서를 찾습니다. I-9와 문서를 필요 이상으로 오래 보관할 필요가 없습니다.


I-9 요구 사항 준수


모든 잠재적인 구직자는 미국에서 일할 수 있도록 정식으로 승인 받았는 지를 확인해야 합니다. 고용 허가는 미국에서 일하는 모든 직원에게 가장 기본적인 직업 요건입니다. I-9 양식은 직원이 이 진술을 준수한다는 증거입니다.


출처: What is an I-9 form? Requirements and Step by Step Guide | QuickBooks (intuit.com)

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